SCM500 Simple Notes U2

Unit 2 The Procurement Process: Basics

Lesson 1 Procurement Process and Organizational Levels

Lesson Objectives
1.Describe the various external procurement processes.
2.List the organizational levels relevant to the procurement process in the SAP
system.
3.Explain the relationships between these organizational levels

本节主要是讲了一个大概的企业外部采购流程。是做MM模块顾问的基础。

外部采购

通常的企业外部采购流程如下：

确定需求》确定供应商》选择供应商》采购订单处理》订单监控》收货》发票校验》付款

上面只是一般的采购流程，当然企业会有其他的业务场景，比如
库存转储：公司间的内部采购
外协：本公司提供原材料，请外公司加工生产等
寄售：供应商将其物品放在我公司销售

组织结构

集团：SAP中的最高层次
公司代码：集团中唯一。
工厂：集团中唯一。
库存地点：工厂下一级别，在工厂中唯一。
采购组织/采购组

note1：当一个采购组织为一个公司代码所有工厂采购时，不仅仅要将采购组织分配到公司代码，还要分配到工厂。
note2：当一个采购组织跨公司代码采购时，不要将采购组织分配给公司代码，只分配工厂就OK.

Lesson 2 Purchase Order Entry: Basics

Lesson Objectives
1.Name various documents to which you can make reference when creating a purchase order
2.Name the most important elements of a purchase order
3.Enter and issue a simple purchase order

本节内容主要是讲如何建立一个采购订单。

采购订单细节
创建采购订单T-code: ME21N
在采购订单要输入相应的信息：供应商，采购组织，物料，数量，需要储存的工厂及库存地点等等。
当进行收货和发票校验的时候，收货单和发票的信息都会参考采购订单的信息自动带出。

在建立采购订单时为了减少输入可以参考其他采购订单，询价单等。

note: 有一些字段填写时可以用名称来代替key值。比如供应商，工厂，库存地点等。系统会自动找出相应的值，当名称对应多个key值时，会弹出list可供选择。

建立采购订单步骤：
ME21N
选择订单类型
输入供应商
在抬头中输入组织结构数据：采购组织，采购组，公司代码
输入条目数据：物料，数量，价格，运输日期，接受工厂等。（如在相应的物料主数据和供应商数据里维护了相应的价格，价格会自动带出）

信息
创建订单后可以将其打印，传真，email等多种方法交给供应商

Lesson 3 Goods Receipts Entry - Basics

Lesson Objectives
1.Explain the most important effects of a goods receipt against a purchase order
2.Enter a simple goods receipt with reference to a purchase order
3.Name the most important elements of a material document

采购流程中的收货
T-Code: MIGO
当对采购订单收货时，相应的信息会自动带出（物料，数量，储存地点等），可以进行确认和修改。
当收货过账后，相应的采购订单历史会被更新。

若是一般的采购订单收货，会同时生成物料凭证和会计凭证。

移动类型：移动类型是MM中的一个重要概念，所有有关物料移动的事务都要有相应的移动类型。
在此例中，移动类型决定了收货库存类型及会计凭证的科目，同时决定了事物中的屏幕选择字段。

收货界面与采购订单结构大体相同，但Item Overview不能收起。

使用MIGO时，要先选择事物类型，比如是收货还是退货或者显示，在选择参考，比如是参考采购订单还是其他的。

收货步骤：
MIGO
选择对采购订单收货
检查移动类型是否为101,如不是则修改为101.
输入采购订单号并执行
输入凭证日期和delivery note
选择并确定要收的物料
保存过账

显示物料凭证及相应的财务凭证
MIGO
选择显示物料凭证
输入物料凭证号并执行
在Doc. info tab中可以查看相应财务凭证

Lesson 4 Invoice Entry - Basics

Lesson Objectives
1.Name the most important information given in an invoice
2.Carry out a simple invoice verification process with reference to a purchase order
3.Explain the most important effects of entering an invoice against a purchase order

采购流程中的接收发票

接受发票的时候要进行三单检验，即采购订单，收货单，发票中的物料数量价格是否一致。如超出了容许值，会将该发票冻结。
可以参考采购订单号，delivery note 或提单号来接收发票

输入发票步骤

T-code：MIRO
业务处理选择‘发票’
填写发票基本信息：发票日期，供应商发票号，金额，税种等
选择参考类型，并填入相应凭证号
    note：可以同时参考多个凭证号
Item会自动带出，检查并确认
过账发票


Unit Summary
You should now be able to:
1.Describe the various external procurement processes.
2.List the organizational levels relevant to the procurement process in the SAP system.
3.Explain the relationships between these organizational levels
4.Name various documents to which you can make reference when creating a purchase order
5.Name the most important elements of a purchase order
6.Enter and issue a simple purchase order
7.Explain the most important effects of a goods receipt against a purchase order
8.Enter a simple goods receipt with reference to a purchase order
9.Name the most important elements of a material document
10.Name the most important information given in an invoice
11.Carry out a simple invoice verification process with reference to a purchase order
12.Explain the most important effects of entering an invoice against a purchase order