November 2007 Archives
Unit 2 General Ledger Accounting
Lesson 1 Organizational Structures for Financial Reporting
Lesson Objectives
1.Describe the purpose of company codes and business areas
2.Describe the options for assigning company code(s) to a controlling area
公司代码 Company Code
公司代码是出具公司财务报表的最小单位，可以说集团下的一个公司就设定一个公司代码。
IDES公司的组织结构
IDES在全球共有9个公司，分别在北美，欧洲和亚洲。
IDES为每个公司分别设立了公司代码，并设置各自的本位币。
如下：
IDES北美区
3000 USA
4000 Canada
6000 Mexico
IDES欧洲区
1000 Germany
2000 UK
2100 Portugal
2200 France
2300 Spain
IDES亚洲区
5000 Japan
业务范围 Business Area
业务范围将公司的业务分类，可以提供相应的评估级别，出具相应的报表。
业务范围与公司代码是交叉的，呈棋盘状。
IDES中的业务范围
IDES将其业务范围分为三类
1000 Mechanical engineering
2000 Plant engineering and construction
3000 Automotive
每个公司代码都可包含这三个业务范围。
控制范围 Controlling Area
控制范围是CO模块中的重要概念，其组织层次在公司代码之上。
控制范围是可跨公司核算的，即一个控制范围可以同时分配多个公司代码，但几个公司代码必须有相同的科目表和会计年度。
IDES中的控制范围
1000 for Germany, the United Kingdom, Portugal and Spain
2200 for France
2000 for the USA and Canada
5000 for Japan
6000 for Mexico
Lesson 2 G/L Master Records
Lesson Objectives
1.Display a chart of accounts
2.Display the G/L account directory
3.Create G/L accounts
4.Describe the special role of reconciliation accounts
5.Maintain a financial statement version
6.Discuss the use of country and group charts of accounts
科目表Chart of Accounts
每个总账都需有设立科目表，科目表中包含了各种科目，比如资产负债类科目，损益类科目等。
对于每一个公司代码，都必须分配一个科目表，这是公司经营用的科目表。
对公司代码的设置
科目的设置有两个层次，一个是科目表层，一个是公司代码层。
首先要在科目表层中建立了科目主数据后，在建立公司代码层的数据。
note：当科目货币类型与公司本位币相同是，该科目过账时可使用任意货币类型。
科目组：科目组是科目在科目表层中的数据，它决定了该科目的号码段及该科目在公司代码层的字段选择。
统驭科目：统驭科目是总账与明细账的集成点。统驭科目是一个总账科目，当过账到明细账的时候，系统会自动更新总账统驭科目。
transaction figure
当一个科目可以显示行项目的时候，双击进入显示明细，系统会按照借贷和期间来汇总。
会计报表版本Financial Statement Version
由于各个国家需要出具的财务报表格式不同，可以为每个公司置顶相应的会计报表版本，这是与国家相关的。
合并科目表Group Chart of Accounts
由于集团下各公司有可能使用不同的经营科目表，就需要有一个用于出具集团财务报表的合并科目表。在建立各自公司科目表时，要设置合并科目表字段。
Lesson 3 Accounting Transactions - Processing in the General Ledger
Lesson Objectives
1.Perform G/L postings using the Enjoy transaction screen and the traditional,complex screen
2.Explain how an FI document is structured
3.Query a G/L account.
4.Run the balance sheet
5.Viewcostelements
本节内容主要讲了两种界面中的操作方法，一种Enjoy界面，一种传统界面，下面逐一解释。
Enjoy界面
T-code：FB50
从SAP R/3 4.6开始，SAP提供了一种新式界面来做账务处理，用一个屏幕就可以搞定事务。
界面分以下几个区域
Work templates
这里列出了你可以选择的屏幕变量和可以参考的凭证
Header data
凭证头部分，包含了一些凭证整体信息，比如过账日期，凭证类型等
Line item information
凭证行项目信息
Information area
借贷方的金额信息，及借贷是否平衡，以一个交通灯表示
传统界面
T-code: FB01
相对于新界面来讲，传统界面的输入就略显复杂。录入一张凭证需要经过几个屏幕。
1.在初始界面输入凭证的头信息，并在下面填写凭证行第一行的记账码和科目号
2.回车后，进入第二屏，输入凭证行第一行的金额，并在下面填写下一个凭证行的记账码和科目号
3.回车，进入下一屏填写金额，如果还有其他凭证行，循环上述步骤，直到凭证借贷平衡。
凭证类型
凭证类型是为了区分不同事务产生的凭证，凭证类型决定了凭证的号码范围，总账凭证中，通常凭证类型为SA
记账码
每个凭证行项目都有一个记账码，记账码决定了该行项目的科目类型，记在借方或贷方，凭证行的字段选择。
在新界面录入总账凭证时，不用写记账码，取而代之的是借方/贷方，但实际上它默认的记账码就是40/50.
Unit Summary
You should now be able to:
1.Describe the purpose of company codes and business areas
2.Describe the options for assigning company code(s) to a controlling area
3.Display a chart of accounts
4.Display the G/L account directory
5.Create G/L accounts
6.Describe the special role of reconciliation accounts
7.Maintain a financial statement version
8.Discuss the use of country and group charts of accounts
9.Perform G/L postings using the Enjoy transaction screen and the traditional,complex screen
10.Explain how an FI document is structured
11.Query a G/L account.
12.Run the balance sheet
13.View cost elements
Lesson 1 Organizational Structures for Financial Reporting
Lesson Objectives
1.Describe the purpose of company codes and business areas
2.Describe the options for assigning company code(s) to a controlling area
公司代码 Company Code
公司代码是出具公司财务报表的最小单位，可以说集团下的一个公司就设定一个公司代码。
IDES公司的组织结构
IDES在全球共有9个公司，分别在北美，欧洲和亚洲。
IDES为每个公司分别设立了公司代码，并设置各自的本位币。
如下：
IDES北美区
3000 USA
4000 Canada
6000 Mexico
IDES欧洲区
1000 Germany
2000 UK
2100 Portugal
2200 France
2300 Spain
IDES亚洲区
5000 Japan
业务范围 Business Area
业务范围将公司的业务分类，可以提供相应的评估级别，出具相应的报表。
业务范围与公司代码是交叉的，呈棋盘状。
IDES中的业务范围
IDES将其业务范围分为三类
1000 Mechanical engineering
2000 Plant engineering and construction
3000 Automotive
每个公司代码都可包含这三个业务范围。
控制范围 Controlling Area
控制范围是CO模块中的重要概念，其组织层次在公司代码之上。
控制范围是可跨公司核算的，即一个控制范围可以同时分配多个公司代码，但几个公司代码必须有相同的科目表和会计年度。
IDES中的控制范围
1000 for Germany, the United Kingdom, Portugal and Spain
2200 for France
2000 for the USA and Canada
5000 for Japan
6000 for Mexico
Lesson 2 G/L Master Records
Lesson Objectives
1.Display a chart of accounts
2.Display the G/L account directory
3.Create G/L accounts
4.Describe the special role of reconciliation accounts
5.Maintain a financial statement version
6.Discuss the use of country and group charts of accounts
科目表Chart of Accounts
每个总账都需有设立科目表，科目表中包含了各种科目，比如资产负债类科目，损益类科目等。
对于每一个公司代码，都必须分配一个科目表，这是公司经营用的科目表。
对公司代码的设置
科目的设置有两个层次，一个是科目表层，一个是公司代码层。
首先要在科目表层中建立了科目主数据后，在建立公司代码层的数据。
note：当科目货币类型与公司本位币相同是，该科目过账时可使用任意货币类型。
科目组：科目组是科目在科目表层中的数据，它决定了该科目的号码段及该科目在公司代码层的字段选择。
统驭科目：统驭科目是总账与明细账的集成点。统驭科目是一个总账科目，当过账到明细账的时候，系统会自动更新总账统驭科目。
transaction figure
当一个科目可以显示行项目的时候，双击进入显示明细，系统会按照借贷和期间来汇总。
会计报表版本Financial Statement Version
由于各个国家需要出具的财务报表格式不同，可以为每个公司置顶相应的会计报表版本，这是与国家相关的。
合并科目表Group Chart of Accounts
由于集团下各公司有可能使用不同的经营科目表，就需要有一个用于出具集团财务报表的合并科目表。在建立各自公司科目表时，要设置合并科目表字段。
Lesson 3 Accounting Transactions - Processing in the General Ledger
Lesson Objectives
1.Perform G/L postings using the Enjoy transaction screen and the traditional,complex screen
2.Explain how an FI document is structured
3.Query a G/L account.
4.Run the balance sheet
5.Viewcostelements
本节内容主要讲了两种界面中的操作方法，一种Enjoy界面，一种传统界面，下面逐一解释。
Enjoy界面
T-code：FB50
从SAP R/3 4.6开始，SAP提供了一种新式界面来做账务处理，用一个屏幕就可以搞定事务。
界面分以下几个区域
Work templates
这里列出了你可以选择的屏幕变量和可以参考的凭证
Header data
凭证头部分，包含了一些凭证整体信息，比如过账日期，凭证类型等
Line item information
凭证行项目信息
Information area
借贷方的金额信息，及借贷是否平衡，以一个交通灯表示
传统界面
T-code: FB01
相对于新界面来讲，传统界面的输入就略显复杂。录入一张凭证需要经过几个屏幕。
1.在初始界面输入凭证的头信息，并在下面填写凭证行第一行的记账码和科目号
2.回车后，进入第二屏，输入凭证行第一行的金额，并在下面填写下一个凭证行的记账码和科目号
3.回车，进入下一屏填写金额，如果还有其他凭证行，循环上述步骤，直到凭证借贷平衡。
凭证类型
凭证类型是为了区分不同事务产生的凭证，凭证类型决定了凭证的号码范围，总账凭证中，通常凭证类型为SA
记账码
每个凭证行项目都有一个记账码，记账码决定了该行项目的科目类型，记在借方或贷方，凭证行的字段选择。
在新界面录入总账凭证时，不用写记账码，取而代之的是借方/贷方，但实际上它默认的记账码就是40/50.
Unit Summary
You should now be able to:
1.Describe the purpose of company codes and business areas
2.Describe the options for assigning company code(s) to a controlling area
3.Display a chart of accounts
4.Display the G/L account directory
5.Create G/L accounts
6.Describe the special role of reconciliation accounts
7.Maintain a financial statement version
8.Discuss the use of country and group charts of accounts
9.Perform G/L postings using the Enjoy transaction screen and the traditional,complex screen
10.Explain how an FI document is structured
11.Query a G/L account.
12.Run the balance sheet
13.View cost elements
Unit 2 The Procurement Process: Basics
Lesson 1 Procurement Process and Organizational Levels
Lesson Objectives
1.Describe the various external procurement processes.
2.List the organizational levels relevant to the procurement process in the SAP
system.
3.Explain the relationships between these organizational levels
本节主要是讲了一个大概的企业外部采购流程。是做MM模块顾问的基础。
外部采购
通常的企业外部采购流程如下：
确定需求》确定供应商》选择供应商》采购订单处理》订单监控》收货》发票校验》付款
上面只是一般的采购流程，当然企业会有其他的业务场景，比如
库存转储：公司间的内部采购
外协：本公司提供原材料，请外公司加工生产等
寄售：供应商将其物品放在我公司销售
组织结构
集团：SAP中的最高层次
公司代码：集团中唯一。
工厂：集团中唯一。
库存地点：工厂下一级别，在工厂中唯一。
采购组织/采购组
note1：当一个采购组织为一个公司代码所有工厂采购时，不仅仅要将采购组织分配到公司代码，还要分配到工厂。
note2：当一个采购组织跨公司代码采购时，不要将采购组织分配给公司代码，只分配工厂就OK.
Lesson 2 Purchase Order Entry: Basics
Lesson Objectives
1.Name various documents to which you can make reference when creating a purchase order
2.Name the most important elements of a purchase order
3.Enter and issue a simple purchase order
本节内容主要是讲如何建立一个采购订单。
采购订单细节
创建采购订单T-code: ME21N
在采购订单要输入相应的信息：供应商，采购组织，物料，数量，需要储存的工厂及库存地点等等。
当进行收货和发票校验的时候，收货单和发票的信息都会参考采购订单的信息自动带出。
在建立采购订单时为了减少输入可以参考其他采购订单，询价单等。
note: 有一些字段填写时可以用名称来代替key值。比如供应商，工厂，库存地点等。系统会自动找出相应的值，当名称对应多个key值时，会弹出list可供选择。
建立采购订单步骤：
ME21N
选择订单类型
输入供应商
在抬头中输入组织结构数据：采购组织，采购组，公司代码
输入条目数据：物料，数量，价格，运输日期，接受工厂等。（如在相应的物料主数据和供应商数据里维护了相应的价格，价格会自动带出）
信息
创建订单后可以将其打印，传真，email等多种方法交给供应商
Lesson 3 Goods Receipts Entry - Basics
Lesson Objectives
1.Explain the most important effects of a goods receipt against a purchase order
2.Enter a simple goods receipt with reference to a purchase order
3.Name the most important elements of a material document
采购流程中的收货
T-Code: MIGO
当对采购订单收货时，相应的信息会自动带出（物料，数量，储存地点等），可以进行确认和修改。
当收货过账后，相应的采购订单历史会被更新。
若是一般的采购订单收货，会同时生成物料凭证和会计凭证。
移动类型：移动类型是MM中的一个重要概念，所有有关物料移动的事务都要有相应的移动类型。
在此例中，移动类型决定了收货库存类型及会计凭证的科目，同时决定了事物中的屏幕选择字段。
收货界面与采购订单结构大体相同，但Item Overview不能收起。
使用MIGO时，要先选择事物类型，比如是收货还是退货或者显示，在选择参考，比如是参考采购订单还是其他的。
收货步骤：
MIGO
选择对采购订单收货
检查移动类型是否为101,如不是则修改为101.
输入采购订单号并执行
输入凭证日期和delivery note
选择并确定要收的物料
保存过账
显示物料凭证及相应的财务凭证
MIGO
选择显示物料凭证
输入物料凭证号并执行
在Doc. info tab中可以查看相应财务凭证
Lesson 4 Invoice Entry - Basics
Lesson Objectives
1.Name the most important information given in an invoice
2.Carry out a simple invoice verification process with reference to a purchase order
3.Explain the most important effects of entering an invoice against a purchase order
采购流程中的接收发票
接受发票的时候要进行三单检验，即采购订单，收货单，发票中的物料数量价格是否一致。如超出了容许值，会将该发票冻结。
可以参考采购订单号，delivery note 或提单号来接收发票
输入发票步骤
T-code：MIRO
业务处理选择‘发票’
填写发票基本信息：发票日期，供应商发票号，金额，税种等
选择参考类型，并填入相应凭证号
note：可以同时参考多个凭证号
Item会自动带出，检查并确认
过账发票
Unit Summary
You should now be able to:
1.Describe the various external procurement processes.
2.List the organizational levels relevant to the procurement process in the SAP system.
3.Explain the relationships between these organizational levels
4.Name various documents to which you can make reference when creating a purchase order
5.Name the most important elements of a purchase order
6.Enter and issue a simple purchase order
7.Explain the most important effects of a goods receipt against a purchase order
8.Enter a simple goods receipt with reference to a purchase order
9.Name the most important elements of a material document
10.Name the most important information given in an invoice
11.Carry out a simple invoice verification process with reference to a purchase order
12.Explain the most important effects of entering an invoice against a purchase order
Lesson 1 Procurement Process and Organizational Levels
Lesson Objectives
1.Describe the various external procurement processes.
2.List the organizational levels relevant to the procurement process in the SAP
system.
3.Explain the relationships between these organizational levels
本节主要是讲了一个大概的企业外部采购流程。是做MM模块顾问的基础。
外部采购
通常的企业外部采购流程如下：
确定需求》确定供应商》选择供应商》采购订单处理》订单监控》收货》发票校验》付款
上面只是一般的采购流程，当然企业会有其他的业务场景，比如
库存转储：公司间的内部采购
外协：本公司提供原材料，请外公司加工生产等
寄售：供应商将其物品放在我公司销售
组织结构
集团：SAP中的最高层次
公司代码：集团中唯一。
工厂：集团中唯一。
库存地点：工厂下一级别，在工厂中唯一。
采购组织/采购组
note1：当一个采购组织为一个公司代码所有工厂采购时，不仅仅要将采购组织分配到公司代码，还要分配到工厂。
note2：当一个采购组织跨公司代码采购时，不要将采购组织分配给公司代码，只分配工厂就OK.
Lesson 2 Purchase Order Entry: Basics
Lesson Objectives
1.Name various documents to which you can make reference when creating a purchase order
2.Name the most important elements of a purchase order
3.Enter and issue a simple purchase order
本节内容主要是讲如何建立一个采购订单。
采购订单细节
创建采购订单T-code: ME21N
在采购订单要输入相应的信息：供应商，采购组织，物料，数量，需要储存的工厂及库存地点等等。
当进行收货和发票校验的时候，收货单和发票的信息都会参考采购订单的信息自动带出。
在建立采购订单时为了减少输入可以参考其他采购订单，询价单等。
note: 有一些字段填写时可以用名称来代替key值。比如供应商，工厂，库存地点等。系统会自动找出相应的值，当名称对应多个key值时，会弹出list可供选择。
建立采购订单步骤：
ME21N
选择订单类型
输入供应商
在抬头中输入组织结构数据：采购组织，采购组，公司代码
输入条目数据：物料，数量，价格，运输日期，接受工厂等。（如在相应的物料主数据和供应商数据里维护了相应的价格，价格会自动带出）
信息
创建订单后可以将其打印，传真，email等多种方法交给供应商
Lesson 3 Goods Receipts Entry - Basics
Lesson Objectives
1.Explain the most important effects of a goods receipt against a purchase order
2.Enter a simple goods receipt with reference to a purchase order
3.Name the most important elements of a material document
采购流程中的收货
T-Code: MIGO
当对采购订单收货时，相应的信息会自动带出（物料，数量，储存地点等），可以进行确认和修改。
当收货过账后，相应的采购订单历史会被更新。
若是一般的采购订单收货，会同时生成物料凭证和会计凭证。
移动类型：移动类型是MM中的一个重要概念，所有有关物料移动的事务都要有相应的移动类型。
在此例中，移动类型决定了收货库存类型及会计凭证的科目，同时决定了事物中的屏幕选择字段。
收货界面与采购订单结构大体相同，但Item Overview不能收起。
使用MIGO时，要先选择事物类型，比如是收货还是退货或者显示，在选择参考，比如是参考采购订单还是其他的。
收货步骤：
MIGO
选择对采购订单收货
检查移动类型是否为101,如不是则修改为101.
输入采购订单号并执行
输入凭证日期和delivery note
选择并确定要收的物料
保存过账
显示物料凭证及相应的财务凭证
MIGO
选择显示物料凭证
输入物料凭证号并执行
在Doc. info tab中可以查看相应财务凭证
Lesson 4 Invoice Entry - Basics
Lesson Objectives
1.Name the most important information given in an invoice
2.Carry out a simple invoice verification process with reference to a purchase order
3.Explain the most important effects of entering an invoice against a purchase order
采购流程中的接收发票
接受发票的时候要进行三单检验，即采购订单，收货单，发票中的物料数量价格是否一致。如超出了容许值，会将该发票冻结。
可以参考采购订单号，delivery note 或提单号来接收发票
输入发票步骤
T-code：MIRO
业务处理选择‘发票’
填写发票基本信息：发票日期，供应商发票号，金额，税种等
选择参考类型，并填入相应凭证号
note：可以同时参考多个凭证号
Item会自动带出，检查并确认
过账发票
Unit Summary
You should now be able to:
1.Describe the various external procurement processes.
2.List the organizational levels relevant to the procurement process in the SAP system.
3.Explain the relationships between these organizational levels
4.Name various documents to which you can make reference when creating a purchase order
5.Name the most important elements of a purchase order
6.Enter and issue a simple purchase order
7.Explain the most important effects of a goods receipt against a purchase order
8.Enter a simple goods receipt with reference to a purchase order
9.Name the most important elements of a material document
10.Name the most important information given in an invoice
11.Carry out a simple invoice verification process with reference to a purchase order
12.Explain the most important effects of entering an invoice against a purchase order
